Ενημέρωση για την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα

Υπεύθυνος Επεξεργασίας

Δήμος Σπετσών

Υποκείμενα των Δεδομένων (ΥτΔ)

• Πολίτες που υποβάλλουν αναφορές, παράπονα ή καταγγελίες μέσω της ηλεκτρονικής πλατφόρμας ή της αντίστοιχης εφαρμογής.
• Τυχόν τρίτα φυσικά πρόσωπα των οποίων τα προσωπικά δεδομένα περιλαμβάνονται στις υποβαλλόμενες αναφορές και στα σχετικά συνημμένα.

Δεδομένα που υποβάλλονται σε επεξεργασία

• Δεδομένα Ταυτοποίησης (Επώνυμο, Όνομα).
• Δεδομένα επικοινωνίας (Τηλέφωνο επικοινωνίας, E-mail).
• Δεδομένα σχετικά με την υποβαλλόμενη αναφορά, το παράπονο ή την καταγγελία (κατηγορία και περιγραφή προβλήματος, τοποθεσία, τυχόν επισυναπτόμενες φωτογραφίες και λοιπές πληροφορίες που περιλαμβάνονται στην αναφορά).
• Τυχόν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα τρίτων φυσικών προσώπων που περιλαμβάνονται στο περιεχόμενο των αναφορών ή στα επισυναπτόμενα αρχεία.

Η συμπλήρωση των στοιχείων ταυτοποίησης και επικοινωνίας είναι προαιρετική. Σε περίπτωση μη συμπλήρωσης στοιχείων επικοινωνίας, η αναφορά μπορεί να υποβληθεί, ωστόσο δεν θα είναι δυνατή η εξατομικευμένη επικοινωνία με τον πολίτη και η αποστολή ενημέρωσης σχετικά με την εξέλιξη και ολοκλήρωση της εξέτασής της.

Σκοπός επεξεργασίας ΔΠΧ

• Υποβολή, καταχώριση, αξιολόγηση, διερεύνηση και διαχείριση αναφορών, παραπόνων και καταγγελιών που υποβάλλονται μέσω της ηλεκτρονικής πλατφόρμας και της αντίστοιχης εφαρμογής.
• Προώθηση των αναφορών στις αρμόδιες υπηρεσίες και στα αρμόδια όργανα του Δήμου, για την εξέταση και αντιμετώπιση των αναφερόμενων ζητημάτων.
• Επικοινωνία με τους πολίτες, εφόσον έχουν συμπληρώσει σχετικά στοιχεία επικοινωνίας, για την παροχή διευκρινίσεων και την ενημέρωσή τους σχετικά με την εξέλιξη, την ολοκλήρωση της διερεύνησης και την απάντηση του Δήμου επί της αναφοράς τους.
• Τεκμηρίωση της διαχείρισης των αναφορών και την τήρηση των σχετικών διοικητικών αρχείων, όπου απαιτείται σύμφωνα με την εφαρμοστέα νομοθεσία.

Νομική βάση επεξεργασίας ΔΠΧ

Η επεξεργασία είναι απαραίτητη για την εκπλήρωση καθήκοντος που εκτελείται προς το δημόσιο συμφέρον ή κατά την άσκηση δημόσιας εξουσίας που έχει ανατεθεί στον Δήμο (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. ε΄ ΓΚΠΔ).

Χρόνος διατήρησης ΔΠΧ

• Η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που παρέχεται για την ενημέρωση του πολίτη σχετικά με την εξέλιξη και ολοκλήρωση της αναφοράς του διατηρείται στην ηλεκτρονική πλατφόρμα για χρονικό διάστημα τριών (3) μηνών από την ολοκλήρωση της διαχείρισης της αναφοράς και στη συνέχεια διαγράφεται, εκτός εάν συντρέχει νόμιμος λόγος περαιτέρω διατήρησής της.
• Τα δεδομένα που περιλαμβάνονται στο περιεχόμενο των αναφορών, στις φωτογραφίες, στα σχετικά έγγραφα και στις απαντήσεις του Δήμου διατηρούνται για το χρονικό διάστημα που απαιτείται σύμφωνα με την εφαρμοστέα νομοθεσία και τις υποχρεώσεις τήρησης των σχετικών διοικητικών αρχείων του Δήμου.

Δικαιώματα ΥτΔ*

• Πρόσβασης (ΓΚΠΔ άρθρο 15)
• Διόρθωσης (ΓΚΠΔ άρθρο 16)
• Διαγραφής (ΓΚΠΔ άρθρο 17)
• Περιορισμού της επεξεργασίας (ΓΚΠΔ άρθρο 18)
• Εναντίωσης (ΓΚΠΔ άρθρο 21)

*Τα ανωτέρω δικαιώματα ασκούνται σύμφωνα με τις προϋποθέσεις και τους περιορισμούς που θέτει ο Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων (ΕΕ/679/2016) και ο Ν.4624/2019. Περαιτέρω, έχετε το δικαίωμα υποβολής καταγγελίας στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (www.dpa.gr).

Τρόπος άσκησης δικαιωμάτων ΥτΔ

• Με επιστολή ΝΠΔΔ-ΟΤΑ Α' βαθμού με την επωνυμία «Δήμος Σπετσών», που εδρεύει στις Σπέτσες (ΤΚ 18050, Τηλέφωνο: 22983 20010)
• Με ηλεκτρονικό μήνυμα στη διεύθυνση dimos.spetson@gmail.com

Διαβίβαση

Δεν πραγματοποιείται διαβίβαση δεδομένων εκτός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου (ΕΟΧ). Τα δεδομένα ενδέχεται να διαβιβάζονται σε αρμόδιες υπηρεσίες του Δήμου, σε τυχόν συνεργαζόμενους παρόχους υπηρεσιών (εκτελούντες την επεξεργασία) που υποστηρίζουν τη λειτουργία των σχετικών πληροφοριακών συστημάτων, καθώς και σε δημόσιες ή δικαστικές αρχές.